Рейтинг@Mail.ru
home

25.03.2019

Всеобщая дигитализация

Бизнесу могут разрешить использование исключительно электронных документов. Желающим отказаться от бумажных носителей компании предложат сделать цифровые дубликаты – сканы, подписанные электронной подписью. Эксперты пока неоднозначно оценивают реалистичность «цифровой революции».

25.03.19. АПИ — Внесенный в Госдуму законопроект легализует конвертацию бумажных документов и их электронные дубликаты. В цифровом виде, в частности, предлагается хранить документы бухгалтерского учета, корпоративные материалы акционерных обществ, исполнительные листы, согласия граждан на обработку персональных данных и получение рекламы, договора с оператором связи и так далее. 

Верю – не верю

Первая попытка придания юридической силы электронным документам была предпринята еще в 1984 году – специальный государственный стандарт (ГОСТ) позволял создавать и хранить информацию на машинограммах и иных носителях. Обязательным условием ее признания являлась фиксация реквизитов документов, а при пересылке – наличие сопроводительного письма. «Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта. По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, созданного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и другие)», – отмечалось в ГОСТе. 

Действующий федеральный закон закрепляет понятие электронного документа, но не устанавливает конкретной процедуры придания ему той самой юридической силы. В государственные органы граждане и компании вправе предоставлять материалы в электронном виде только в случаях и порядке, установленных профильными законами и иными нормативными актами. Например, обязательная для многих организаций электронная отчетность может направляться исключительно через специализированного оператора, аккредитованного фискальным ведомством.

Судебная практика признания хранящихся исключительно в безбумажной форме материалов остается противоречивой. С одной стороны, подать иск в арбитраж и суд общей юрисдикции сейчас можно через Интернет, при этом само заявление и доказательства принимаются в виде сканов. Оригиналы на бумаге чаще всего не требуются – исходя из принципа состязательности и при отсутствии возражений участников спора служители Фемиды считают такие документы достоверными. В частности, получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебный адрес компетентного сотрудника организации, свидетельствует о совершении действий самим этим лицом, пока им не доказано обратное.

С другой стороны, единых и доступных механизмов легализации, в частности, полученной с интернет-сайтов информации, не существует. По общему правилу достоверным признается составленный нотариусом или самим судом протокол осмотра. Равно как презюмируется аутентичность материалов, полученных из государственных реестров (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, недвижимости, кадастра и так далее). Иные доказательства (скриншоты, распечатки и тому подобные), согласно специальным разъяснениям Суда по интеллектуальным правам, оцениваются служителями Фемиды по своему внутреннему убеждению.

Оцифрованная бумага

Внесенный в Госдуму законопроект, по мнению его авторов – группы федеральных парламентариев, позволит усовершенствовать правовое регулирование в сфере создания и использования электронных документов. «Актуальность и своевременность урегулирования указанных вопросов обусловлена динамичным развитием современных технологий и переходом государственных органов и юридических лиц на электронный документооборот», – убеждены депутаты.

В первую очередь легализуется процедура создания электронных дубликатов – сканов бумажных документов. Они должны в полном объеме и без изменений содержать информацию и изображение реквизитов. При соблюдении этих условий электронный дубликат признается равнозначным оригиналу. Кроме того, создавшая такие дубликаты организация вправе сократить срок хранения бумажного архива, но не более чем до одного года. «Органы государственной власти, органы местного самоуправления в пределах своих полномочий обеспечивают возможность принятия электронных документов, созданных в установленном порядке», – отмечается в законопроекте.

В свою очередь для выдачи электронного документа третьим лицам, в том числе налоговым и иным надзорным органам, они должны удостоверяться усиленной квалифицированной электронной подписью. Такая же подпись потребуется для конвертации файлов из одного формата в другой.

Кроме того, в целях стимулирования использования безбумажных технологий предлагается внести поправки в семь профильных федеральных законов. В частности, организациям и индивидуальным предпринимателям могут разрешить создавать электронные дубликаты первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторских заключений, то есть – отказаться от накопления бухгалтерских бумаг. Банкам и иным организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, предлагается сканировать материалы, проверяемые в соответствии с «антиотмывочным» законодательством. Самостоятельно форму хранения корпоративных документов делегируется определять акционерным обществам. Соответствующие поправки вносятся также в законы «О рекламе», «О персональных данных», «О порядке рассмотрения обращений граждан», «О связи» и «Об исполнительном производстве».

Хорошего понемногу

Вместе с тем многие опрошенные АПИ эксперты скептически оценивают предложенный способ «всеобщей цифровизации». В первую очередь их смущает система создания электронных дубликатов, предполагающая необходимость печатать и подписывать бумажный оригинал. В том числе, например, платежные поручения, кассовые ордера, бухгалтерские регистры и так далее. Сохранять такие документы из специализированной программы в рамках описанной в законопроекте процедуры не допускается.

Кроме того, архив электронных дубликатов не будет полноценной базой данных, так как поиск по графическим образам технически невозможен. А реквизиты сканируемых бумаг сотрудникам переходящих на безбумажные технологии компаний придется, скорее всего, «забивать» вручную.

Юристы указывают и на многочисленные оговорки в законопроекте. Так, Правительству России делегируется определить требования к порядку конвертации и созданию электронных дубликатов, уполномоченным на сканирование лицам, а также к срокам хранения электронных архивов. Особенности проведения таких процедур в отдельных отраслях смогут определять соответствующие профильные ведомства (в частности – Банк России).

Кроме того, в настоящее время и без предложенного закона ведется активный переход на безбумажные технологии. Уже реализуется проект электронных паспортов транспортных средств, листков нетрудоспособности (традиционно именуемых «больничными»), исключительно на машинных носителях хранятся Единый государственный реестр недвижимости и многие другие официальные материалы. А действующий Налоговый кодекс РФ разрешает предоставлять истребуемые фискальной службой бухгалтерские документы в виде тех же сканов, причем без соблюдения непонятных требований к их созданию, назначению уполномоченных лиц и так далее. А сами налоговики допускают хранение и обработку электронных документов даже без усиленной подписи (АПИ писало об этом – Безбумажная бухгалтерия).

Справка

По данным Федеральной службы государственной статистики, в электронном виде отчетность сдают 88 процентов крупных и средних предприятий, на безбумажный приходится более половины межведомственного документооборота между государственными органами. Почти 75 процентов россиян могут получать государственные и муниципальные услуги в электронном виде.

Мнения

 

Михаил Волков, руководитель группы технической поддержки направления «Электронная отчетность» компании «Первый Бит»

В настоящее время электронный документооборот (ЭДО) на уровне мелкого бизнеса находится в стагнации. Как таковую оцифровку документов обычно применяют в крупных компаниях, которые уходят от бумажного документооборота. Малый и средний бизнес об этом пока не задумывается, но уже проявляет интерес.

Главной проблемой реализации этого законопроекта, на мой взгляд, станет уровень осведомленности бизнеса о нем, технического оснащения населения и бизнеса, а также осознанности в области его применения. 

При создании электронных дубликатов компании столкнутся с затратами, изменением бизнес-процессов. Безбумажная бухгалтерия возможна, но все будет зависеть от глубины проработки и постепенного перехода всех структур, институтов на ЭДО. Сами компании без особого труда найдут себе поставщиков услуг и товаров для перехода на электронные дубликаты и конвертирования. Кроме того, такая реформа скорее всего вызовет вполне объяснимый скепсис у бухгалтерии в целом, так как бумага – это дело привычки.

Антон Мейнцер, главный архитектор информационных систем консорциума «Кодекс»

На мой взгляд, законопроект недостаточно проработан. Очень многие аспекты его реализации предстоит уточнять подзаконными нормативными актами.

Кроме того, указанные в законопроекте определения противоречат или, как минимум, отличаются от закрепленных в действующих государственных стандартах. Такой подход вносит путаницу в устоявшуюся терминологию. Хранение электронных документов описано недостаточно подробно и не решает существующих законодательных проблем, что не позволит применять его на практике. 

Полагаю, что предложенный проект не создает законодательной основы по переходу на полный электронный документооборот. В частности, он не распространяется на документы, в отношении которых законодательством предусмотрено обязательное хранение на бумажном носителе, в том числе и на архивные. А это значительная часть бумажных документов, которые подписываются вручную.

Дмитрий Костенко, директор Московского филиала «БКС банка»

Новый законопроект предполагает возможность, но не обязанность компаний по хранению дубликатов документов в электронном виде. Этот механизм удобен предприятиям малого бизнеса. Чтобы перевести свой бумажный документооборот в цифровой формат, необходимо загрузить электронный дубликат документа и подписать его квалифицированной электронной подписью. Таким образом обеспечиваются защита передачи и сохранность данных.

В случае принятия предложенного закона появится возможность передавать третьим лицам копии документов в электронном виде. При этом сохранится юридическая значимость документов. Хранить бумажные оригиналы надо будет не менее года.

Предложенные механизмы абсолютно реалистичны и предполагают мягкий переход от бумажного документооборота к электронному.

Павел Патрикеев, руководитель юридического отдела REG.RU

Согласно законопроекту, требования к порядку создания электронных дубликатов документов и к уполномоченным на их создание лицам будут установлены Правительством РФ и ответственными органами. Однако уже сейчас можно сказать, что основные проблемы возникнут в процессе имплементации процесса хранения таковых дубликатов, а также при столкновении с необходимостью получения усиленной квалифицированной подписи для ответственного за хранение. 

Кроме того, определение дубликата в качестве электронного документа, созданного путем сканирования или использования иных технических средств, может привести к различному пониманию спектра допустимых технических средств, пригодных для создания дубликата правоприменителями и субъектами права.

Однако успех замены электронными дубликатами бумажных оригиналов документов бухгалтерского учета на практике всецело будет зависеть от желания налоговых и иных контрольных органов перестроить свою работу в рамках контрольно-надзорных процедур по верификации и проверке документов. Между тем, учитывая последний курс цифровизации в том числе и государственных систем документооборота в рамках программ по цифровой экономике, в минимизации количества бумажных документов заинтересовано и само государство.