Рейтинг@Mail.ru
home

18.02.2020

Корпоративные архивы сократят

18.02.2020. АПИ — С компаний сняли обязанность «вечно» хранить кадровые и иные документы. Новый регламент, подписанный главой Федерального архивного агентства Андреем Артизовым, должен применяться с 18 февраля.

Действующие правила архивации предписывают всем организациям постоянно хранить книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охране труда, договора о залоге недвижимости и лизинга, паспорта сделок, учетные документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты о выбытии имущества, расчетные ведомости взносов на социальное страхование и так далее. Применяющие упрощенную систему налогообложения малые компании и даже индивидуальные предприниматели не вправе уничтожать книги учета доходов и расходов даже через сто лет. Трудовые договора, реестры доходов сотрудников и лицевые счета требовалось хранить 75 лет.

Новые правила существенно сокращают архивную нагрузку на бизнес. Общий срок хранения договоров, первичных и большинства иных документов составит пять лет. Но если по сделкам возникли споры или разногласия – бумаги не следует уничтожать до разрешения конфликта. Пятилетний срок определен и для хранения книг учета «упрощенки», налоговых деклараций, документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда и многих других. Материалы об основных фондах (переоценки и амортизации, акты и прочие) необходимо сохранять в течение пяти лет после их выбытия.

В свою очередь трудовые контракты, приказы о приеме, увольнении и переводе, личные карточки и лицевые счета работников должны архивироваться на 50 лет, а в отношении уволенных до 2003 года – 75 лет. Такой порядок призван обеспечить возможность восстановления истории трудовых отношений и фактов начисления заработной платы при назначении пенсий, уточнении стажа и в иных случаях. Журналы и книги учета инструктажа по охране труда, а также учета несчастных случаев на производстве, требуется сохранять в течение 45 лет. До трех лет сокращен срок хранения бумаг о дисциплинарных взысканиях. 

Договора мены недвижимости и дарения запрещается уничтожать, пока юридическое лицо продолжает деятельность (то есть до ликвидации). «Вечно» должны храниться учредительные документы, протоколы, решения, стенограммы, справки, доклады, проекты, заключения и иные материалы органов управления компаний, штатные расписания, иные документы корпоративного управления, а также отчеты, доклады, обзоры и даже переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, приемов и встреч.

Для ряда документов требования ужесточаются. Так, счета-фактуры предписывается хранить в течение пяти лет (до настоящего времени – четырех). Срок архивации графиков отпусков увеличен с года до трех, книг, журналов и карточек учета – до пяти.

Отметим, что за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов на ответственных должностных лиц компаний может быть наложен административный штраф в размере до 500 рублей. Подготовленный проект нового Кодекса РФ об административных правонарушениях (АПИ писало о нем – Административный переворот) предусматривает десятикратное увеличение санкций за такие проступки.

Справка

По данным Федерального архивного агентства, в минувшем году государственные архивы приняли от различных организаций почти полтора миллиона единиц хранения управленческой и иной документации.