29.09.2015
В России впервые урегулирован порядок комплектования и использования архивов, в том числе частных компаний. Теперь они вправе накапливать документы в электронном виде, через Интернет предоставлять их пользователям и сдавать на хранение.
29.09.2015. АПИ — Новый приказ, подписанный министром культуры Владимиром Мединским, вступил в силу 21 сентября. До этого порядок формирования ведомственных архивов определялся приказом Главархива СССР, принятым аж в 1985 году. Он не учитывал ни интересы частных собственников, ни возможности использования цифровых технологий.
Формально негосударственные организации и предприниматели не обязаны создавать архивы. В то же время им надлежит обеспечить хранение документов в соответствии с установленными нормативами. Например, годовая бухгалтерская отчетность (в том числе по международным стандартам), инвентарные описи, документы по валютным операциям и ряд иных документов должны храниться вечно, материалы о трудовой деятельности (личные карточки сотрудников и иные) – 75 лет и так далее.
Если срок хранения документов не превышает десяти лет, то их можно оставлять в самом подразделении организации (то есть в папке в столе или в шкафу бухгалтерии и тому подобное). В архив, в том числе собственный, нужно передавать материалы по личному составу и иные длительного хранения. Новые правила устанавливают жесткие требования к обустройству архивов – помещениям, микроклимату, размещению стеллажей, противопожарному режиму, составлению описей и так далее. Формально эти нормы обязательны для всех юридических лиц, включая малые и микропредприятия.
Вот только выполнение таких требований для многих бизнесменов окажется, скорее всего, неэффективным: согласно действующему законодательству, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов руководитель организации может быть оштрафован максимум на пятисот рублей.
Кроме того, архив организации должен выполнять запросы пользователей – предоставлять справки, выписки и даже копии документов. Причем в течение максимум 33 дней со дня поступления заявки. Разумеется, компания вправе отказать в выдаче материалов ограниченного доступа – информации, составляющей коммерческую тайну, персональных данных тех же работников и иных конфиденциальных сведений. Правда, надо помнить, что по закону все содержащие коммерческую тайну документы должны иметь специальный гриф, отсутствие которого лишает компанию правовой защиты. В любом случае владелец архива обязан предоставить автору запроса письменный ответ, который может быть обжалован в суде.
Правда, согласно разъяснениям Федеральной архивной службы, негосударственные организации обязаны бесплатно предоставлять справки, выписки и копии, только связанные с пенсионным обеспечением или иной социальной защитой граждан, а также получением льгот и компенсаций. Каждая компания обязана соблюдать и корпоративное законодательство – выдавать соответствующие документы акционерам, владельцам долей и прочим. «Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности ... владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно», – отмечают в ведомстве.
Вместе с тем новые архивные правила впервые легализуют использование электронных документов, позволяя компаниям вместо массивных стеллажей хранить всю накопленную информацию на двух дисках.
Наличие резервной копии на независимом носителе (основного и рабочего экземпляров базы данных) – обязательное требование. Записывать файлы разрешается в любом формате, то есть архивом может считаться и копия массива, сформированного программой 1C или другими используемыми бухгалтерией, кадровой службой или иными структурами компании программными средствами.
Также в безбумажной форме могут выдаваться и соответствующие справки, выписки и копии, причем пересылать их компания вправе даже через Интернет. «При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке», – отмечается в документе.
Более того, в электронном виде можно передавать документы на хранение в архивы. Правда, предварительно придется весь массив преобразовать в универсальный формат, которым признан PDF/A. Такие файлы могут создаваться с помощью большинства универсальных программ, а специальные приложения (PDFCreator) позволяют выгружать их прямо из Word, 1C и других популярных средств. Передача электронных документов в архив производится по информационно-телекоммуникационной сети или на двух носителях (дисках, «флэшках» и тому подобных).
В Федеральной архивной службе также напоминают, что для заключения с ними договора о хранении документов негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук. «Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации», – рекомендуют в ведомстве.
Вместе с тем чиновники признают, что в новых правилах не определен ряд технологических аспектов организации хранения электронных документов. Урегулировать эти вопросы планируется в другом нормативном акте, который уже разработан архивным ведомством совместно с Министерством связи и массовых коммуникаций РФ.
Кроме того, в ближайшее время сроки хранения многих документов могут быть сокращены. Идею провести такую «оптимизацию» поддерживает руководство самого Федерального архивного агентства: «Значительным резервом для сокращения физических объемов ведомственного архивного хранения могут стать документы по личному составу – приказы, личные дела, бухгалтерские лицевые счета. В соответствии с действующими правилами, организации хранят их 75 лет, прежде всего для документационного обеспечения пенсионных прав граждан. Объем таких документов весьма значителен и продолжает расти. Решение этого вопроса назрело, поскольку прием в архивы документов по личному составу от ликвидированных организаций в целом по России превышает в разы объемы дел, принимаемых на постоянное хранение», – заявил глава службы Андрей Артизов на состоявшемся 22 сентября заседании Совета по архивному делу.
По его мнению, после осуществления полного перехода к порядку подтверждения страхового стажа граждан по данным персонифицированного учета, который ведется Пенсионным фондом РФ, «необходимость хранения дублетных бумажных документов о заработках граждан, ныне оседающих в архивах, отпадает». В качестве компромисса предлагается сократить срок хранения созданных с 2003 года документов по личному составу до 20 лет.
В 2014 году на хранение государственные архивы получили от организаций более 3,5 млрд единиц хранения, в первую очередь документов по личному составу и управленческой документации.
София Саитова, руководитель юридического отдела Acsour
До сих пор архивирование документов производилось в бумажном виде, что создавало для компаний ряд неудобств. В частности, требовалось проводить подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление описей, внесение уточнений в реквизиты обложки и так далее.
Нововведения допускают хранение документов электронной форме и передачу в таком виде в государственный архив. Электронный способ хранения также требует соблюдения определенных правил, в том числе обеспечение специальным оборудованием, соблюдение противопожарного и охранного режима, создание температурно-влажных, световых и санитарно-гигиенических условий.
Тем не менее, возможность хранения архивных документов в электронном виде дает ряд несомненных преимуществ для компаний, в том числе более позволяет рационально использовать офисного пространства – вместо размещения стеллажей для хранения документов увеличить количество или площадь рабочих мест.