18.05.2017
Отправлять письма, издавать приказы и иные документы частным компаниям и государственным органам рекомендовано по новым стандартам. Впервые к адресатам бизнесмены и чиновники будут обращаться как к «господам» и указывать свои имя и отчество. Также легализуются электронная подпись на бумажных документах и единые правила отправки e-mail.
18.05.2017. АПИ — Новый национальный стандарт (ГОСТ), утвержденный Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии, вступит в силу уже с 1 июля. Он устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительной документации – подготовке писем и справок, договоров и актов, приказов и решений, постановлений и распоряжений, а также уставов, положений, правил, инструкций, регламентов, протоколов и другой управленческой документации. «Стандарт определяет состав реквизитов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий, виды бланков и состав их реквизитов, схемы расположения реквизитов на документе, образцы бланков, правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях», – отмечается в ГОСТе.
Новый национальный стандарт заимствует традиционную еще для советской бюрократической системы структуру деловых бумаг. Например, в шапке бланка должны размещаться герб, код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), гриф ограничения доступа и так далее. Правда, в современной политико-правовой обстановке использование государственного герба допускается только на бланках ведомств соответствующего уровня. Негосударственные организации вправе размещать собственную эмблему, товарный знак, а также коммерческое обозначение юридического лица.
В бланк компаний следует включать справочные данные, в том числе почтовый адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты и сетевой адрес (сайта), а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН), ИНН и КПП. Текст документа рекомендуется печатать шрифтами Arial, Times New Roman, Verdana или Calibri, через один-полтора интервала с красной строкой (абзацным отступом в 1,25 см).
В отличие от советских ГОСТов, новый российский национальный стандарт предусматривает и новые требования к грифу ограничения доступа. Вместо «совершенно секретно» или «государственная тайна» на исходящих от бизнес-структур документах появятся предупреждения «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна». Кроме такой ограничительной надписи, на каждой «тайной» бумаге следует проставлять номер экземпляра и другие сведения.
Впервые в стандартах подготовки документов регламентируется обращение к адресату. В начале писем следует использовать прилагательное «уважаемый» и имя-отчество или обращение «господин» («господин Председатель», «господин Иванов», «госпожа Захарова» и тому подобное). Неопределенную группу получателей рекомендовано именовать «господами», а сообщение следует завершать этикетной фразой «С уважением». Отметка об исполнителе также должна включать не только фамилию, но и имя, отчество и номер телефона соответствующего сотрудника. Рекомендовано указывать также должность ответственного лица, структурное подразделение и адрес электронной почты.
Кроме того, новый стандарт не устанавливает каких-либо особых требований к электронной переписке. То есть все официальные письма в любом случае необходимо оформлять на бланках, указывать все реквизиты и так далее. Единственное исключение – вместо почтового адреса в шапке следует печатать e-mail.
Национальный стандарт впервые легализует применение даже в бумажных документах электронной подписи. Для этого вместо автографа достаточно проставить штамп «Документ подписан электронной подписью» с указанием номера сертификата ключа, фамилии, имени и отчества его владельца, а также срока действия. «Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака (знака обслуживания) организации».
Такая новация позволит существенно сократить бумажный документооборот, в том числе пересылку бумаг между бухгалтериями. Например, с согласия контрагента компания может изготовить его штамп и заверять им распечатки получаемых по электронной почте актов, счетов и иной так называемой «первички». В этом виде переписку должны признавать даже налоговые инспекции и иные надзорные органы. Более того, согласно разъяснениям самого фискального ведомства, для первичных документов допускается использование даже простой электронной подписи – специальная усиленная квалифицированная требуется только для удостоверения счетов-фактур, налоговых деклараций и в некоторых иных случаях (АПИ подробно писало об этом – Безбумажная бухгалтерия).
Одновременно исключается возможность проставления факсимиле, применение которого вместо собственноручной подписи регулировалось действующим ГОСТом. Хотя принятый еще в 1994 году Гражданский кодекс РФ допускал использование таких «печаток» только «в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Судебная практика свидетельствует, что в спорных ситуациях факсимиле может быть оспорено, причем нередко принявшую подписанный таким образом документ сторону уличают в неосмотрительности. Юридически право проставлять факсимиле в банковских ордерах предоставлено только инвалидам по зрению.
В то же время вступающий в силу 1 июля национальный стандарт предусматривает проставление печати, в том числе на документах, «фиксирующих связанные с финансовыми средствами факты». Хотя еще два года назад законодатели исключили обязанность большинства коммерческих организаций изготавливать «резинки», налоговая служба также не считает их обязательным реквизитом даже для финансовых документов.
Отсутствует в новом стандарте и порядок оформления телефонограмм. Тогда как действующий ГОСТ предусматривает, что при указании исходящего и входящего номера, должности, фамилии, имени и отчества отправителя и получателя устно переданное сообщение приобретает юридическую силу. Телефонограммы рекомендовалось использовать для оперативного решения вопросов (приглашения на совещания, заседания и так далее).
Несоблюдение таких требований исключало принятие телефонограммы в качестве документа и нередко приводило даже к отмене судебных решений, постановлений о привлечении организаций к административной ответственности и иным серьезным последствиям. Например, Арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области отменил наложенный на ООО «Аксель» штраф и взыскал в его пользу 35 тысяч рублей судебных расходов, так как налоговая инспекция не смогла подтвердить получение компанией телефонограммы о дате и месте рассмотрения дела. Хотя действующее процессуальное законодательство (арбитражное, гражданское и административное) допускает использование телефонограммы для вызова участников процесса в суд.
Формально национальные стандарты применяются добровольно, то есть носят исключительно рекомендательный характер. Гражданский кодекс РФ предусматривает, что дополнительные требования к форме сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и иные) должны устанавливаться только законом, правовыми актами или соглашением сторон. В то же время практика споров по использованию факсимиле, телефонограмм и иным вопросам оформления документов подтверждает, что соблюдение установленных ГОСТом требований позволяет исключить неопределенность во взаимоотношениях с партнерами.
Валентина Александрова, внутренний аудитор компании Acsour
Поскольку ГОСТ по оформлению документов носит рекомендательный характер, коммерческие организации придерживаются его преимущественно при разработке собственных форм первичных документов, запрашиваемых контролирующими органами. Для оформления внутренних документов организации чаще всего используют корпоративный стиль, который может не соответствовать национальному стандарту.
По сравнению со старой редакцией ГОСТа, в новой версии появились дополнительные разделы, в том числе определяющие общие требования к созданию документов. Он является концептуально новым – перечислены общие правила, которые следует соблюдать при создании любого документа. В частности, указаны предпочтительные размеры шрифта, правила нумерации страниц, размер абзацного отступа и междустрочного интервала, правила выравнивания текста по листу и так далее. Введение данного раздела устанавливает общеприменимые требования к документам любого назначения. Изменение состава реквизитов документов повлияло на изменение бланков документов.
Олег Анисимов, член совета директоров проекта «Мое дело»
Конечно, стандарты документов – не самое важное, что сейчас может сделать государство для деловой сферы. Но полагаю, что для государственной бюрократии они нужны, чтобы их бумаги были более понятны гражданам. Например, много раз я был обескуражен тем, что сведения об исполнителе документа включали только фамилию и инициалы. При этом указан телефон, а как обращаться при звонке?
Частный бизнес, разумеется, сам лучше разберется, каким образом ему оформлять бумаги. Это вопрос не только порядка, но и брендинга. Умные компании документы и письма – бумажные и электронные – превращают в мощные инструменты коммуникаций.
Борис Григорьев, директор коммуникационного агентства Generation Brand
Стандарты оформления мегаважны для удобства использования и идентификации. Работа по созданию и обновлению таких стандартов тяжелая и кропотливая. Хорошо, что нашлись время, силы и деньги на приведение стандартов оформления документации к современным требованиям к хранению и передаче информации. На языке рекламистов это называется Гайд-бук. Пожелаем ему хорошего плавания!